Specjalista/specjalistka ds. finansów i obsługi sekretariatu w Departamencie Promocji Funduszy Europejskich

Stanowisko: 

Ministerstwo Funduszy i Polityki Regionalnej w Warszawie
Dyrektor Generalny poszukuje kandydatów na stanowisko:

Specjalista\Specjalistka ds. finansów i obsługi sekretariatu

w  Wydziale Finansów i Projektów
w  Departamencie Promocji Funduszy Europejskich

Wymiar etatu: 1            Liczba stanowisk pracy: 1

Miejsce wykonywania pracy: Warszawa, ul. Wspólna 2/4

Proponowane wynagrodzenie zasadnicze: mnożnik 3,0  kwota 8 528,31 zł

Rodzaj umowy: wakat

Czym będziesz się zajmować

Osoba na tym stanowisku:
•    ewidencjonuje i rejestruje korespondencję w systemie Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją,
•    sporządza opisy merytoryczne do dokumentów finansowych zawierające informację o źródle finansowania oraz przygotowuje wnioski o płatność, informacje sprawozdawcze, analizy i raporty,
•    koordynuje realizację przydzielonych umów dotacji na prowadzenie sieci Punktów Informacyjnych Funduszy Europejskich, w tym weryfikuje dokumentację finansową i merytoryczną związaną z realizacją umów, ich rozliczaniem i kontrolą,
•    prowadzi sprawy osobowe pracowników, w tym aktualizuje dane teleadresowe w księdze pracowników, informacje dotyczące nieobecności oraz organizuje i rozlicza wyjazdy służbowe,
•    dba o zapewnienie zaopatrzenia Departamentu w materiały biurowe, spożywcze, prasę i publikacje,
•    prowadzi terminarz pracy dyrektora Departamentu i organizuje spotkania dla komórki organizacyjnej i Kierownictwa,
•    koordynuje zadania obronne w Departamencie.

Kogo poszukujemy
Potrzebne Ci będą (wymagania niezbędne):
Wykształcenie: wyższe 
Doświadczenie zawodowe/staż pracy: co najmniej 1 rok w jednostkach sektora finansów publicznych i/lub w obszarze obsługi finansowo-księgowej i/lub obszarze funduszy UE 
Pozostałe wymagania niezbędne:
•      Znajomość zadań i struktury organizacyjnej ministerstwa
•    Podstawowa znajomość ustawy o finansach publicznych w zakresie dotyczącym dotacji
•    Podstawowa znajomość ustawy Pzp
•    Ogólna wiedza z zakresu wdrażania funduszy UE
•    Język angielski – poziom B1
•    Umiejętność obsługi MS Excel (średnio zaawansowany)
•    Organizacja pracy i orientacja na osiąganie celów, współpraca, komunikacja, rzetelność.
•    Niepracowanie lub niepełnienie służby zawodowej w organach bezpieczeństwa państwa wymienionych w art. 2 ustawy z 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944-1990 oraz treści tych dokumentów ( Dz. U z 2023 r. poz. 342, 497 i 1195), ani niebycie ich współpracownikiem – dotyczy kandydatów urodzonych przed 1 sierpnia 1972 r.
•    Posiadanie obywatelstwa polskiego.
•    Korzystanie z pełni praw publicznych.
•    Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe.

Co oferujemy
Jesteśmy nowoczesną i przyjazną organizacją dbająca o wysokie standardy pracy. Nasze wysiłki 
w zakresie budowania przyjaznego środowiska pracy docenił w 2021 r. i 2023 r. Szef Służby Cywilnej przyznając nam nagrodzę za praktyki work-life balance. W 2022 roku uzyskaliśmy zaś Certyfikat Friendly Workplace.  
 
Co jest dla nas ważne: 
 
•    Wspólne wartości 
Dbamy o to, by Polska rozwijała się w sposób zrównoważony i równomierny, czyli tak, by z owoców wzrostu korzystali wszyscy mieszkańcy Polski – ci obecni i przyszłe pokolenia. Jesteśmy miejscem, gdzie powstaje jutro!

•    Relacje i atmosfera 
Zależy nam na tworzeniu otwartego, inkluzywnego i współpracującego środowiska pracy, w którym przepływ informacji będzie swobodny i efektywny.  Rozwijamy narzędzia komunikacji wewnętrznej, szkolimy naszych menadżerów w zakresie zarządzania zespołem, dbamy o rzetelny system ocen pracowniczych i organizujemy szkolenia teambuildingowe.

•    Rozwój 
Jesteśmy organizacją uczącą się. Dostosowujemy się do zmiennych uwarunkowań. Pracownikom oferujemy dostęp do szkoleń, dofinansowanie studiów podyplomowych i refundację kosztów nauki języka obcego, a także wsparcie coacha. Dzielimy się swoją wiedzą – mamy grupę trenerów i lektorów wewnętrznych. Na co dzień uczymy się obserwując w pracy ekspertów różnych specjalności.  

•    Stabilność i wynagrodzenie 
Oferujemy umowy o pracę w strukturze służby cywilnej. To dobry początek kariery zawodowej! Nawet umowa na zastępstwo może być początkiem wieloletniej współpracy. Cenimy doświadczonych pracowników - do wynagrodzenia zasadniczego doliczamy dodatek za wysługę lat (powyżej 5 lat) od 5 do 20%.

•     Benefity 
Udostępniamy Platformę MyBenefit, a także dofinansowujemy karty sportowe i zajęcia sportowo-rekreacyjne. Pracownicy mogą skorzystać z dodatkowego ubezpieczenia grupowego i medycznego, jak również z dofinansowania do wypoczynku. Oferujemy też maksymalny 4% poziom dofinasowania do Pracowniczych Planów Kapitałowych (PPK) W naszej siedzibie – lokalizacja w samym centrum Warszawy - znajduje się sala sportowa i organizowane są zajęcia sportowe. Dla rowerzystów mamy rowerownię, stojaki na rowery i szatnię z prysznicami. Wspieramy  rozwijanie pasji  w ramach programu „Inicjatywy pracownicze”.  

•    Well-being - stawiamy na dobrostan naszych pracowników
Ułatwiamy godzenie obowiązków zawodowych i rodzinnych. W zależności od charakteru stanowiska pracujemy stacjonarnie lub hybrydowo (częściowo w siedzibie, częściowo zdalnie). Zapewniamy możliwość rozpoczynania pracy w przedziale 7.00-10.00 w miarę możliwości organizacyjnych Wydziału czy skorzystania z wcześniejszych wyjść z pracy (połączone z późniejszym odpracowaniem). Rodzice mają do dyspozycji pokój do pracy z dzieckiem, jeśli zmuszeni są przyjść z dzieckiem do pracy.  Rozumiemy, że zdrowie jest najważniejsze – prowadzimy webinary i spotkania profilaktyczne, a także organizujemy rokrocznie akcje szczepień.   
 
Dostępność
•    Nasz urząd jest pracodawcą równych szans. Aplikacje rozważane są z równą uwagą bez względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, narodowość, przekonania polityczne, przynależność związkową, pochodzenie etniczne, wyznanie, orientację seksualną czy też jakąkolwiek inną cechę prawnie chronioną.
•    Do składania ofert zachęcamy również osoby ze szczególnymi potrzebami.
•    Jako osoba ze szczególnymi potrzebami możesz je zgłosić na etapie składania dokumentów.
•    Umożliwiamy osobom ze szczególnymi potrzebami korzystanie z własnych urządzeń i rozwiązań wspomagających pracę (np. pomoc asystenta lub trenera pracy).
•    Dostosowujemy materiały używane podczas naboru do potrzeb osób ze szczególnymi potrzebami (np. większa czcionka w materiałach drukowanych).
•    Jako osoba z niepełnosprawnością możesz skorzystać z pierwszeństwa w zatrudnieniu – złóż wówczas kopię dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność.
•    W miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w urzędzie, w rozumieniu przepisów ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, był mniejszy niż 6%.

Warunki pracy 
•    Praca przy komputerze powyżej 4 godzin dziennie
•    Łączenie zadań Sekretariatu z pracą w Wydziale
•    Opis dostępności budynku dla osób z niepełnosprawnością znajduje się na stronie ministerstwa: 
https://www.gov.pl/web/fundusze-regiony/deklaracja-dostepnosci-ministerstwa-funduszy-i-polityki-regionalnej

Dodatkowe informacje
•    W służbie cywilnej nie może być zatrudniona osoba, która w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. pracowała lub pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub była współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów - nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później. Osoba wybrana do zatrudnienia będzie musiała złożyć oświadczenie lustracyjne, jeśli urodziła się przed 1 sierpnia 1972 r.
•    Informacje dot. procedury zgłoszeń wewnętrznych w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. poz. 928) znajdują się na stronie ministerstwa: https://www.gov.pl/web/fundusze-regiony/zgloszenie-sygnalistyczne.

•    Jeśli zostaniesz zakwalifikowany do kolejnego etapu, powiadomimy Cię o tym mailowo (lub telefonicznie – jeżeli nie podałeś adresu e-mail). Tak samo zrobimy, jeśli nie uda Ci się przejść do dalszego etapu.
•    Jeśli dokumenty składasz elektronicznie, przed rozmową kwalifikacyjną poprosimy Cię o dostarczenie ich oryginałów (do wglądu).
•    Nie przesyłaj wszystkich dokumentów, które uznasz, że mogą Ci pomóc w naborze. Prześlij tylko te, których wymagamy lub zalecamy.
•    Zwróć uwagę na warunki pracy, które wskazaliśmy w ogłoszeniu – rzetelnie oceń, czy odpowiada Ci taka praca.
•    Dodatkowe informacje nt. zadań można uzyskać dzwoniąc pod nr tel. 22 273 73 76, zaś 
w zakresie przebiegu procesu rekrutacyjnego pod nr tel.: 22 273 83 16. 
•    Kandydaci proszeni są o podanie numeru telefonu i adresu poczty elektronicznej.
•    Przed wysłaniem aplikacji prosimy o upewnienie się, że spełnienie wymagań jednoznacznie wynika z przesłanych dokumentów.

Planujemy następujące metody/techniki naboru:
•    weryfikacja ofert (sprawdzamy czy dokumenty wpłynęły w terminie, czy załączono dyplom
potwierdzający wymagane wykształcenie, czy z dokumentów wynika długość i rodzaj wymaganego doświadczenia),
•    rozmowa kwalifikacyjna.

Możemy przeprowadzić dodatkowe etapy naboru. m.in. z użyciem następujących metod i technik:
•    test/praca pisemna,
•    studium przypadku (case study),
•    test kompetencji,
•    zadania symulacyjne,
•    assessment center (AC),
•    testów psychologicznych lub innych.

Twoja aplikacja musi zawierać (dokumenty niezbędne)

Dokumenty należy przygotować w języku polskim. W przypadku przedstawienia dokumentów w języku obcym należy dołączyć również ich tłumaczenie na język polski.
•    CV
•    Kopia dokumentu potwierdzającego wykształcenie – w przypadku ukończenia studiów wyższych na uczelni zagranicznej prosimy o przesłanie kopii pisemnej informacji o zagranicznym dyplomie wydanej przez Narodową Agencję Wymiany Akademickiej
•    Najpóźniej w dniu rozmowy kwalifikacyjnej, kandydaci przekazują/uzupełniają u rekrutera wszystkie wymagane prawem oświadczenia, w tym własnoręcznie podpisane: oświadczenie o posiadaniu obywatelstwa polskiego, oświadczenie o korzystaniu z pełni praw publicznych, oświadczenie o nieskazaniu prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe. Aktualny wzór oświadczeń jest dostępny pod adresem: https://www.gov.pl/web/fundusze-regiony/jak-do-nas-aplikowac
•    Niedostarczenie tych dokumentów w wyznaczonym terminie jest jednoznaczne z rezygnacją z naboru
•    Dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych przed 1 sierpnia 1972 r.  Oświadczenie, że w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. kandydatka/kandydat nie pracowała/ł, nie pełniła/ł służby w organach bezpieczeństwa państwa i nie była/był współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów. 

Dołącz, jeśli posiadasz (dokumenty dodatkowe)
Kopia dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność - w przypadku kandydatek/kandydatów, zamierzających skorzystać z pierwszeństwa w zatrudnieniu w przypadku, gdy znajdą się w gronie najlepszych kandydatek/kandydatów.

Aplikuj elektronicznie przez stronę.
Prosimy o  przysyłanie aplikacji online. To szybszy, prostszy i tańszy sposób komunikacji z nami.

Dopuszczamy również tradycyjną/papierową formę składania aplikacji.
Dokumenty można wówczas przynieść lub wysłać na adres:
Ministerstwo Funduszy i Polityki Regionalnej
Biuro Zarządzania Zasobami Ludzkimi
ul. Wspólna 2/4
00-926 Warszawa
z dopiskiem na aplikacji: 53 DKP
Kancelaria czynna w godz. 8.15-16.15

Więcej o pracy na stronie urzędu: https://www.gov.pl/web/fundusze-regiony/praca2
Dokumenty należy złożyć do: 13.06.2026
Decyduje data: wpływu oferty do urzędu.
Aplikując, oświadczasz, że znana Ci jest treść informacji na temat przetwarzania danych osobowych w naborze

Przetwarzanie danych osobowych
DANE OSOBOWE - KLAUZULA INFORMACYJNA
Administratorem Państwa danych osobowych jest Minister Funduszy i Polityki Regionalnej.
Minister zbiera i przetwarza Państwa dane osobowe w celu przeprowadzenia postępowania rekrutacyjnego, w celu udziału w kolejnych naborach, w celach archiwizacyjnych oraz w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Podstawą prawną przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit a, c i f oraz art. 9 ust. 2 lit b RODO. Pełna informacja dotycząca zasad przetwarzania Państwa danych osobowych w tym przysługujących Państwu uprawnień dostępna jest na stronie internetowej Ministerstwa (a bezpośrednio pod adresem): https://www.gov.pl/web/fundusze-regiony/jak-do-nas-aplikowac.